组织建设是支部工作的基础和保障。制度的制定，档案的管理直接影响支部的组织建设。特制定详尽的档案材料管理制度，具体如下：

一、认真贯彻执行《档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》、《归档文件整理规则》、《国家档案局8号令及有关法规文件》，提高外国语学院党总支的档案意识和法制观念及业务水平。

二、把档案工作纳入议事日程和工作计划，定期召开工作会议，监督、检查档案管理工作。入党积极分子材料主要由党支部负责统一制表，纪录并装袋，统一管理，党支部应按时检查各积极分子的发展情况。

三、“推优入党”材料，由党支部按期按批划分层次，统一管理。入党申请书及思想汇报，由党支部登记、填表、整理、装袋，并统一管理。

四、各项制度由党支部制定并统一保管。需签发时，由支部书记签发，支部党员统一学习。及时帮助解决分院党总支在管理档案方面和档案存档方面所存在的实施问题。

五、《支部工作手册》及《党员缴纳党费名单》，由组委填写并保管。理论学习用品，由宣委负责保管并组织学习。

六、布置我院党总支档案材料的收集、整理、保管工作，负责对各类档案的鉴定、检查。其他物品，可按实际情况进行管理。